会议财务业务流程

一.会前：

1.与我社洽谈；

2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方；

3.确定方案，签订合同，预付定金（具体多少由项目情况决定）；

二.会中：

1.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等；

2.会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品；

3.会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等；

4.会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求；

5.会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认；

6.会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认；

7.会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认；

8.会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务；

三.会后：

1.结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐（具体结算时间根据双方商议决定）；

新西兰中旅为会议和企业客服提供商务签证邀请函服务，请查看如下范例：

注意：本线路不包含中国到新西兰的机票。

如需要购买机票请在预定线路的时候勾选机票服务，也可以关注添加新西兰中旅机票公众微信号 “cts-tickets” 随时关注最新的新西兰折扣机票，或者联系我们的工作人员帮助您办理。

• 特别提醒：近期所有产品库存都非常紧张，预定前请一定与我们沟通确认是否还有位置，否则带来的损失请自行承担；

• 入境必读：新西兰入境携带物品规定

• 入境新西兰都需要填写《入境卡》，您可以先下载《新西兰入境卡中文版》熟悉如何填写，以节省时间；

• 如果孩子学生和未成年人，且由其它非监护人成年人带领监护人不在身边参加旅行的话，监护人必须签署文件授权带领者，单独的学生和未成年人我们不能接待；

• 行程中包含的酒店、景点或机票的价格都是参考当季制定，请务必在预定前联系我们的旅游顾问确认好最终价格，一切以新西兰中旅旅游顾问给出的最终报价为准；

• 凡有高血压、心脏病、脑益血、冠心病等病情或年龄70岁以上，为了你的安全请勿隐瞒请如实告知我们 (如隐瞒病情后果自负)，旅行社不承担由此带来的任何连带责任；

• 乘坐直升机登机的时候，切记一定不要举手！（已有客人发生过以外，因此受伤）；

• 新西兰任何地方几乎都是可以刷卡消费的，有银联卡和VISA卡基本都可以在这边刷卡消费；

• 请随身携带护照，儿童携带户口本公证书之类的以便登记住宿之用，自驾车游客请携带驾驶执照翻译件；

• 儿童票指身高在1.1-1.39米的儿童(不是所有景区标准都相同)，很多项目对超过1.4米均按成人计算，如儿童已超过请如实告知我们，以免影响游览；

• 该价格只是日常价格，如遇特殊假日及法定节假日（包括新西兰和中国的），景点、车辆、酒店等价格会有不同幅度上涨，并且供应非常紧张，请联系客服确认最终价格并且尽量早的付款预定；

• 请提前三天向您的新西兰旅行顾问咨询近期天气走势，新西兰季节是与国内相反的，国内是夏天，那么新西兰就是冬天；

• 南岛很多地方只能入住小镇周边小酒店或者旅馆，由于地理条件所限，普遍规模较小，但房间硬件设施都是按照星级标准建造，环境干净整洁，安全舒适，外出时请记住酒店名称和所在位置，或者在前台拿一张酒店的卡片；

• 目前新西兰酒店退房制度实行的是早上10点前退房14点后入住的制度，特殊情况可通过导游人员与酒店沟通；

• 自助游自驾游旅行者不要随意露营在风景秀丽的地方，露营的话只能在新西兰旅游局指定的露营公园处露营；

• 参观毛利民族村落时，要尊重当地毛利人的生活习惯和信仰，尽量“入乡随俗”；

• 登山前要特别注意服装和鞋子，尽量轻装上山，以减轻负担，游览岩洞的时候尽量不要穿胶底鞋，以免滑倒；

• 新西兰紫外线较强，不管是不是长时间在户外活动，都请戴上太阳帽及涂抹适量防晒霜；

• 新西兰中餐厅有，但是并不多，特别是南岛，客人如果要指定吃中餐请提前告知我们的旅游顾问；

• 年老游客，若患有高血压，冠心病，心脏病病史者最好由家人陪同出行，同时备上应急药品；

• 滑雪、跳伞、蹦极等户外运动比较惊险刺激也具有一定危险性，高血压、心脏病、心脑血管等疾病患者以及残疾人士、孕妇最好不要参加，并且在参加前将贵重物品请妥善保管；

• 为了确保旅游顺利出行，防止旅途中发生人身意外伤害事故，请旅游者把握好自身情况，如有必要可在出行前做一次身体检查，年长者参团需有直系亲属陪同，身体不适者或孕妇请酌情报名；

• 新西兰所有入境客人都享有新西兰国家免费的ACC意外保险，如果您想获得更多保障还可以自行在国内购买旅游意外险；

• 入境新西兰以后请牢记新西兰中旅的免费800电话：0800 287 888，并且记录下为您服务的旅游顾问和导游的的电话、微信、QQ等信息；

• 自由行自助游和自驾游的客人强烈建议在手机中安装谷歌地图并且提前下好离线地图，因为谷歌地图提供了更多的餐厅、超市等信息，最重要的是它还会有公交车和城际巴士的发车时间、里程等信息；

• 行程中所含景点和酒店地址，均可以在我们网站查询，自由行自助游和自驾游的客人请出发前自行做好记录；

• 出发前4周以上取消收取总团款的30%作为手续费，出发前2周-4周取消收取总团款的70%作为手续费，出发前2周内取消收取总团款的100%作为手续费（注意：个别团有所不同，届时会在线路中注明）；

• 如因个人原因未能及时汇合导游或工作人员带来的损失和延误，本公司不承担任何责任；

• 所有项目安排按当地状况决定，因天气、酒店或航班等不可抗因素影响行程的时候，本公司有权根据当时情况调整行程；

• 网站上列出的门票类旅游产品都是由景点经营商来实施操作的，我们只是景点活动、酒店住宿和交通接送的代理商，我们不对在景点发生的意外事故承担任何责任，包括：丢失损坏物品，救护伤员，途中死亡，以及一切的由景点经营商造成的推迟、不规则操作；

• 强烈建议自行购买旅游意外保险；

• 关注新西兰中旅喜洋洋假期公众微信号 “cts-xyy”，有机会获得各种免费礼券和优惠！

• 网上的会奖产品仅供参考，具体业务细节、报价和要求请联系我们的客服商讨沟通；

• 根据会奖客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化；

• 免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠价，做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作；

• 会议期间提供1-2名经验丰富的接待人员全天协助会议工作（包括办理代表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作），做好会议期间的协调服务工作；

• 按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务；

• 按照要求及会议的具体地需要，提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备；

• 我公司可根据会议的内容、课题等，邀请相关课题的专家授课，为客户提供相关的建议、邀请安排及其相关的具体工作；

• 按要求为会议期间的重要客人(VIP)提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)；

• 以最优惠价格、最优质的服务，组织、安排参会代表的会后观光、考察活动，做好观光、考察期间的"吃、住、行、游、购、娱"的各项观光考察安排，让参会人员充分体验新西兰；

• 按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务，协助办理会展用品的航空托运和新西兰特产及会议礼品；